Постановление Администрации Хабезского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики от 18.09.2014 N 475 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Хабезского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики"
АДМИНИСТРАЦИЯ ХАБЕЗСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 18 сентября 2014 г. № 475
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ХАБЕЗСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА КАРАЧАЕВО-ЧЕРКЕССКОЙ
РЕСПУБЛИКИ
В соответствии с Федеральным законам Федеральный закон от 6 октября 2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законом Карачаево-Черкесской Республики от 13 марта 2009 № 5-РЗ "Об архивном деле в Карачаево-Черкесской Республике", законом Карачаево-Черкесской Республики от 13 ноября 2006 № 85-РЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Карачаево-Черкесской Республике отдельными государственными полномочиями Карачаево-Черкесской Республики по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Карачаево-Черкесской Республики" постановляю:
1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации Хабезского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики согласно приложению.
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы администрации Хабезского муниципального района, курирующего архивный отдел.
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального (обнародования) в установленном порядке.
Исполняющий обязанности Главы администрации
Хабезского муниципального района
Б.М.БАЙЧОРОВ
Приложение
к постановлению администрации
Хабезского муниципального района
от 18.09.2014 № 475
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ХАБЕЗСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. Общие положения
1.1. Архивный отдел администрации Хабезского муниципального района КЧР (далее - архивный отдел) осуществляет управление в сфере архивного дела на территории Хабезского муниципального района.
1.2. Для управления архивным делом на территории Хабезского муниципального района администрация образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.
1.3. Архивный отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации Хабезского муниципального района без статуса юридического лица, используется печать администрации Хабезского муниципального района в установленном порядке.
1.4. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации; Федеральными Законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; Конституцией Карачаево-Черкесской Республики; Законами Карачаево-Черкесской Республики и иными нормативными правовыми актами Карачаево-Черкесской Республики; Уставом администрации Хабезского муниципального района; постановлениями и распоряжениями главы администрации Хабезского муниципального района; а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов и настоящим Положением.
1.5. Положение об архивном отделе утверждается главой администрации Хабезского муниципального района и согласовывается с Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.
1.6. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников архивного отдела устанавливаются главой администрации Хабезского муниципального района КЧР.
1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет бюджета Хабезского муниципального района в соответствии с законодательством Российской Федерации. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Карачаево-Черкесской Республики (при реализации программ развития архивного дела, при передаче отдельных государственных полномочий), спонсорские и иные средства.
Для осуществления отдельных государственных полномочий архивному отделу могут быть переданы необходимые материальные ресурсы.
При решении вопроса о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен архивный отдел, орган местного самоуправления предоставляет архивному отделу здание или помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
1.8. В своей деятельности архивный отдел взаимодействует с Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, республиканским государственным бюджетным учреждением "Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики", его филиалами и другими муниципальными архивами.
2. Задачи и функции
Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности; обеспечение охранного и противопожарного режимов;
представление в установленном порядке учетных, статистических данных в Управление Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов;
ведение БД "Архивный фонд" с последующей передачей информации в Управление Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов для включения сведений в БД "Фондовый каталог".
2.1.1. Архивный отдел обеспечивает хранение:
документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся муниципальной собственностью муниципального района;
документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Карачаево-Черкесской Республики в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района отдельными государственными полномочиями по хранению архивных документов или передачи права собственности Карачаево-Черкесской Республики муниципальному образованию на данные документы.
документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Российской Федерации в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района отдельными государственными полномочиями по хранению архивных документов или передачи права собственности Российской Федерации муниципальному образованию на данные документы.
документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов и организаций-источников комплектования;
документов по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования.
2.1.2. Документы частной формы собственности могут поступать на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договоров между собственником документов и администрацией Хабезского муниципального района.
2.2. Комплектование архивного отдела:
составление списков организаций - источников комплектования, согласованных с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, утверждаемых главой администрации Хабезского муниципального района; систематическая работа по их уточнению;
отбор и прием документов постоянного и временного хранения;
проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций-источников комплектования, включая:
проведение проверок состояния ведомственного хранения документов;
ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в источниках комплектования на территории Хабезского муниципального района;
оказание методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
рассмотрение и представление на утверждение ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, поступивших от организаций описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне;
рассмотрение и представление на согласование ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов описей дел по личному составу; положений об архиве, экспертной комиссии, индивидуальных номенклатур дели инструкций по делопроизводству, актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения организаций-источников комплектования архивного отдела.
2.4. Использование архивных документов:
инициативное информирование администрации Хабезского муниципального района КЧР, организаций-источников комплектования о составе и содержании документов, хранящихся в архивном отделе;
организация работы пользователей с документами, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
исполнение запросов юридических лиц, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;
исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов;
подготовка проектов постановлений, распоряжений главы администрации Хабезского муниципального района, совершенствования работы архивного отдела.
3. Права
Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять администрацию Хабезского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение администрации Хабезского муниципального района и Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию, учету и использованию документов, хранения архивных документов.
3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии ведомственного хранения.
3.4. Запрашивать и получать от организаций всех форм собственности, расположенных на территории Хабезского муниципального района необходимые сведения о документах по личному составу для выполнения возложенных на архивный отдел задач и функций.
3.5. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Хабезского муниципального района, независимо от их форм собственности, требования архивного законодательства, в том числе запрашивать и получать необходимую информацию и информировать руководителей организаций о состоянии хранения архивных документов.
3.6. Давать в пределах своей компетенции организациям, расположенным на территории Хабезского муниципального района, обязательные для исполнения указания по вопросам архивного дела.
3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении сохранности документов.
3.8. Принимать участие на совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией Хабезского муниципального района КЧР и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций-источников комплектования.
3.9. Создавать на общественных началах муниципальное районное отделение Российского общества историков-архивистов (РОИА); организовывать и участвовать в работе муниципального районного отделения РОИА; взаимодействовать с Карачаево-Черкесским республиканским отделением РОИА.
3.10. При наличии свободных площадей осуществлять временное хранение архивных документов организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела на основании договора, если это не противоречит законодательству Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики.
4. Организация работы архивного отдела
4.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты архивного отдела являются муниципальными служащими входят в Реестр муниципальных должностей.
Начальник архивного отдела назначается и освобождается главой администрации Хабезского муниципального района по согласованию с Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.
4.2. При смене начальника архивного отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт прием-передачи утверждается администрацией Хабезского муниципального района и предоставляется в Управление Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.
4.3. Начальник архивного отдела:
организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач;
распределяет должностные обязанности между специалистами архивного отдела;
отчитывается о работе архивного отдела перед администрацией Хабезского муниципального района и в установленном порядке перед Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.
4.4. Деятельность архивного отдела организуется в области обеспечения сохранности, организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организуется в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела.
4.5. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется главой администрации Хабезского муниципального района в установленном порядке по согласованию с Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.
------------------------------------------------------------------