Постановление Администрации Адыге-Хабльского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики от 22.09.2014 N 323 "Об утверждении Положения об архивном отделе Администрации Адыге-Хабльского муниципального района"
АДМИНИСТРАЦИЯ АДЫГЕ-ХАБЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 22 сентября 2014 г. № 323
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
АДЫГЕ-ХАБЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
В соответствии с ФЗ от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", в целях приведения нормативно-правовой базы на предмет их соответствия нормам федерального и республиканского законодательств постановляю:
1. Утвердить Положение "Об архивном отделе" согласно Приложению.
2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы Администрации Утегушева Х-М.У.
Глава
Администрации Адыге-Хабльского
муниципального района
С.Н.КАРДАНОВ
Приложение к постановлению
Администрации Адыге-Хабльского
муниципального района
от 22.09.2014 № 323
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ АДЫГЕ-ХАБЛЬСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Архивный отдел Администрация Адыге-Хабльского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики (далее - архивный отдел) осуществляет управление в сфере архивного дела на территории муниципального района.
1.2 Для управления архивным делом на территории Адыге-Хабльского муниципального района Администрация образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.
1.3 Архивный отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации муниципального района без статуса юридического лица, пользуется печатью Администрации муниципального района в установленном порядке; имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.
1.4 Архивный отдел в своей деятельности руководствуется нормативными актами Российской Федерации, Карачаево-Черкесской Республики, правовыми актами Адыге-Хабльского муниципального района муниципального района, документами Федерального архивного агентства и Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, настоящим Положением.
1.5 Положение об архивном отделе утверждается главой Администрации Адыге-Хабльского муниципального района и согласовывается с Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.
1.6 Штатное расписание и номенклатура должностей работников архивного отдела устанавливаются главой Администрации Адыге-Хабльского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики.
1.7 Финансирование и материально - техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет бюджета Адыге-Хабльского муниципального района в соответствии с законодательством Российской Федерации. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Карачаево-Черкесской Республики (при реализации программ развития архивного дела, при передаче отдельных государственных полномочий), спонсорские и иные средства.
- Для осуществления отдельных государственных полномочий архивному отделу могут быть переданы необходимые материальные ресурсы.
- При решении вопроса о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен архивный отдел, орган местного самоуправления предоставляет архивному отделу здание или помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.
1.8 В своей деятельности архивный отдел взаимодействует с Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, республиканским государственным бюджетным учреждением "Государственный архив Карачаево-Черкесской Республики", его филиалами и другими муниципальными архивами.
2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в том числе:
- хранение и учет архивных документов, принятых в архивный отдел;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- подготовка, представление Администрации и реализация предложений и обеспечение их физической сохранности; обеспечение охранного и противопожарного режимов;
- предоставление в установленном порядке учетных, статистических данных в Управление Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов;
- ведение БД "Архивный фонд" с последующей передачей информации в Управление Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов для включения сведений в БД "Фондовый каталог".
2.1.1. Архивный отдел обеспечивает хранение:
- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся муниципальной собственностью Адыге-Хабльского муниципального района;
- документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся собственностью Карачаево-Черкесской Республики, в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района отдельными государственными полномочиями по хранению архивных документов или передачи права собственности Карачаево-Черкеской Республики муниципальному образованию на данные документы;
- документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов и организаций- источников комплектования;
- документов по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования.
2.1.2. Документы частной формы собственности могут поступать на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договора между собственником документов и Администрацией муниципального района.
2.2. Комплектование архивного отдела:
- составление списков организаций - источников комплектования, согласованных с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, утверждаемых главой Администрации муниципального района; систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного и временного хранения;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций - источников комплектования, включая:
- проведение проверок состояния ведомственного хранения документов;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в источниках комплектования на территории муниципального района;
- оказание методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
- рассмотрение и представление на утверждение ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, поступивших от организаций описей дел постоянного хранения, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне;
- рассмотрение и представление на согласование ЭПК при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов описей дел по личному составу, положений об архиве, экспертной комиссии, индивидуальных номенклатур дел и инструкций по делопроизводству, актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения организаций-источников комплектования архивного отдела.
2.4. Использование архивных документов:
- инициативное информирование Администрации муниципального района КЧР, организаций-источников комплектования о составе и содержании документов, хранящихся в архивном отделе;
- организация работы пользователей с документами, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение запросов юридических лиц, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов;
2.5. Осуществление контроля за соблюдением архивного законодательства на территории муниципального района;
2.6. Подготовка проектов постановлений, распоряжений главы Администрации муниципального района по вопросам развития архивного дела на территории муниципального района, совершенствования работы архивного отдела.
3. ПРАВА АРХИВНОГО ОТДЕЛА
Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять Администрацию муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение Администрации Адыге-Хабльского муниципального района и Управлению Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию, учету и использованию документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию ведомственного хранения архивных документов;
3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии ведомственного хранения;
3.4. Запрашивать и получать от организаций всех форм собственности, расположенных на территории Адыге-Хабльского муниципального района, необходимые сведения о документах по личному составу для выполнения возложенных на архивный отдел задач и функций;
3.5. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Адыге-Хабльского муниципального района, независимо от их форм собственности, требований архивного законодательства, в том числе запрашивать и получать необходимую информацию и информировать руководителей организаций о состоянии хранения архивных документов;
3.6. Давать в пределах своей компетенции организациям, расположенным на территории Адыге-Хабльского муниципального района, обязательные для исполнения указания по вопросам архивного дела;
3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении вопросов сохранности документов;
3.8. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проверках проводимых администрацией Адыге-Хабльского муниципального района КЧР и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций-источников комплектования;
3.9. Создавать на общественных началах муниципальное (районное) отделение Российского общества историков-архивистов (РОИА); организовывать и участвовать в работе муниципального (районного) отделения РОИА; взаимодействовать Карачаево-Черкесским республиканским отделением РОИА;
3.10. При наличии свободных площадей осуществлять временное хранение документов организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела на основании договора, если это не противоречит законодательству Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
4.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты архивного отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей. Начальник архивного отдела назначается на должность и освобождается от должности главой Администрации Адыге-Хабльского муниципального района по согласованию с Управлением Карачаево-Черкеской Республики по делам архивов.
4.2. При смене начальника архивного отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема-передачи утверждается главой Администрации Адыге-Хабльского муниципального района и предоставляется в Управление Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.
4.3. Начальник архивного отдела:
- организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач;
- представляет интересы архивного отдела в отношениях с другими организациями;
- распределяет должностные обязанности между специалистами архивного отдела;
- отчитывается о работе архивного отдела Администрацией муниципального района и в установленном порядке перед Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.
4.4. Деятельность архивного отдела в области обеспечения сохранности, организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организуется в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела.
4.5. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется главой Администрации Адыге-Хабльского муниципального района в установленном порядке по согласованию с Управлением Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.
------------------------------------------------------------------