Постановление Администрации Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики от 19.02.2014 N 87 "Об утверждении Положений об экспертной комиссии и об архиве администрации Прикубанского муниципального района"
АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИКУБАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 19 февраля 2014 г. № 87
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ И ОБ АРХИВЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ПРИКУБАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
В целях организации и проведения экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел, на стадии подготовки к архивному хранению, а так же учета, обеспечения сохранности, использования документов, хранящихся в архиве, подготовки и своевременной передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение, осуществление контроля формирования и оформления дел в делопроизводстве администрации муниципального района, в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом Прикубанского муниципального района, распоряжением администрации Прикубанского муниципального района от 01.10.2012 № 49-р "О постоянно действующей экспертной комиссии и назначении ответственного за ведение ведомственного архива администрации муниципального района" постановляю:
1. Утвердить Положения об экспертной комиссии и об архиве администрации Прикубанского муниципального района согласно приложению 1, 2.
2. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования (обнародования) в средствах массовой информации и размещения на официальном сайте администрации муниципального района в сети интернет.
Глава администрации
Прикубанского муниципального района
Х.М.КАЗИЕВ
Приложение 1
к постановлению администрации
Прикубанского муниципального района
от 19.02.2014 № 87
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ ПРИКУБАНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее по тексту - ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации Прикубанского муниципального района.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при Главе администрации Прикубанского муниципального района. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Главой администрации Прикубанского муниципального района. В необходимых случаях (см. п. 3.4 настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их согласования с экспертно-проверочной комиссией при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом Российской Федерации "Об Архивном деле в Российской Федерации", распорядительными документами и распоряжением Главы администрации Прикубанского муниципального района, нормативно-методическими документами Министерства культуры Российской Федерации и Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.
1.4. Экспертная комиссия возглавляется председателем ЭК. Секретарем является ответственный за архив администрации Прикубанского муниципального района.
Персональный состав ЭК назначается Главой администрации Прикубанского муниципального района из наиболее квалифицированных сотрудников, представителя Архивного отдела администрации Прикубанского муниципального района.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
- Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
- Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
- Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК осуществляет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов администрации Прикубанского муниципального района (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов администрации Прикубанского муниципального района и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.
3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам администрации Прикубанского муниципального района, по выявлению, владельцев личных архивов в администрации, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.
3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.4.1. На утверждение экспертно-проверочной комиссии при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, а затем на утверждение Главе администрации Прикубанского муниципального района:
- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
- перечни проектов, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне.
3.4.2. На согласование экспертно-проверочной комиссии при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов:
- сводную номенклатуру дел администрации Прикубанского муниципального района;
- описи дел по личному составу;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.
3.4.3. На рассмотрение экспертно-проверочной комиссии при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов:
- предложения об изменении сроков хранении категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.4.4. На утверждение Главе администрации Прикубанского муниципального района
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в пункте 3.4.1);
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
- Проводит для сотрудников администрации Прикубанского муниципального района консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
ЭК имеет право:
- В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам администрации Прикубанского муниципального района, по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
- Запрашивать от сотрудников администрации Прикубанского муниципального района:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
- Заслушивать на своих заседаниях о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
- Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов сотрудников администрации Прикубанского муниципального района, представителей архивного отдела администрации Прикубанского муниципального района, сторонних организаций.
- ЭК в лице ее председателя, секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
- Информировать Главу администрации Прикубанского муниципального района по вопросам, относящимся к компетенции экспертной комиссии администрации Прикубанского муниципального района.
- В установленном порядке представлять администрацию Прикубанского муниципального района в архивной службе Карачаево-Черкесской Республики.
5. Организация работы ЭК
- ЭК администрации Прикубанского муниципального района, работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов, получает от нее соответствующие организационно-методические указания.
- ЭК работает по годовому плану, утвержденному Главой администрации Прикубанского муниципального района.
- Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
- Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство администрации Прикубанского муниципального района (в необходимых случаях по согласованию с ЭПК при управлении КЧР по делам архивов).
- Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Приложение 2
к постановлению администрации
Прикубанского муниципального района
от 19.02.2014 № 87
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ПРИКУБАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
1. Общие положения
1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности администрации Прикубанского муниципального района (далее - администрация), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в архивном отделе, исполняющем функции муниципального архива, администрации Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики.
До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральной архивной службой Российской Федерации, хранятся в администрации района.
1.2. Администрация района обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Министерством культуры Российской Федерации, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет администрации района. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица администрации района несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В администрации, для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение, создается архив.
Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.4. Архив администрации является частью отдела документационного обеспечения.
1.5. В своей работе архив администрации района руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, Главы администрации района, правилами и другими нормативно-методическими документами Министерства культуры Российской Федерации и Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов и настоящим Положением.
1.6. Положение об архиве администрации района разрабатывается на основании примерного положения и утверждается Главой администрации района по согласованию с экспертно-проверочной комиссией при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.
1.7. Архив администрации района работает по планам, утвержденным Главой администрации района, и отчитывается перед ним о своей работе.
1.8. Контроль деятельности архива администрации района осуществляет Глава администрации района.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива, администрации района осуществляет архивный отдел администрации Прикубанского муниципального района.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
- законченные делопроизводством администрации района документы постоянного хранения, образовавшиеся в его деятельности, документы временного /свыше 10 лет/ срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
- документы постоянного хранения и по личному составу администрации района
- личные фонды ведущих работников администрации района, поступившие в архив;
- служебные и ведомственные издания;
- научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
- комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
- учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.31 подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством Российской Федерации;
- осуществление контроля формирования и оформления дел в делопроизводстве администрации;
--------------------------------
<*> документы по личному составу могут поступать в соответствующий архив документов по личному составу.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
- принимает не позднее, чем через 3 года после завершения: делопроизводством, учитывает и хранит документы администрации района, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Российской Федерации;
- разрабатывает и согласовывает с архивным отделом администрации Прикубанского муниципального района графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение;
- составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей для постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии администрации района и экспертно-проверочной комиссии при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов;
- осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
- создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом архивного отдела администрации Прикубанского муниципального района;
- организует использование документов:
- информирует руководство и работников администрации о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы и копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии администрации;
- оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив администрации;
- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства администрации;
- ежегодно представляет в архивный отдел администрации сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива администрации);
- подготавливает и в установленном порядке, передает на хранение в архивный отдел администрации Прикубанского муниципального района документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами администрации;
4.2. Запрашивать от работников администрации района сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения возложенных на архив задач и функций.
5. Ответственность лица, ответственного за архив
5.1. Ответственное лицо за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
------------------------------------------------------------------