Постановление Администрации Хабезского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики от 01.04.2014 N 144 "Об утверждении административного регламента предоставления администрацией Хабезского муниципального района муниципальной услуги по выдаче архивных справок и копии архивных документов"
АДМИНИСТРАЦИЯ ХАБЕЗСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 1 апреля 2014 г. № 144
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИЕЙ ХАБЕЗСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО
РАЙОНА МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК
И КОПИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в целях повышения качества информированности юридических и физических лиц о деятельности администрации Хабезского муниципального района и ее структурных подразделений, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при исполнении государственных (муниципальных) услуг постановляю:
1. Утвердить административный регламент предоставления администрацией Хабезского муниципального района муниципальной услуги по выдаче архивных справок и копии архивных документов согласно приложению.
2. Признать утратившими силу постановления администрации Хабезского муниципального района:
от 03.08.2012 № 320 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Оформление архивных справок";
от 03.09.2013 № 496 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов";
от 29.11.2013 № 687 "О внесении изменений в постановление администрации Хабезского муниципального района от 03.08.2012 № 320 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Оформление архивных справок";
от 29.11.2013 № 688 "О внесении изменений в постановление администрации Хабезского муниципального района от 03.09.2013 № 496 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов".
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы администрации - управляющего делами администрации Хабезского муниципального района.
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования (обнародования) в установленном порядке.
Глава администрации
Хабезского муниципального района
Х.Д.ДЖУМАЕВ
Приложение
к постановлению администрации
Хабезского муниципального района
от 01.04.2014 № 144
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИЕЙ ХАБЕЗСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ВЫДАЧА АРХИВНЫХ СПРАВОК И КОПИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
1. Общие положения
1.1. Предмет регулирования административного регламента.
Административный регламент предоставления архивным отделом администрации Хабезского муниципального района (далее - Отдел) муниципальной услуги по выдаче архивных справок и копии архивных документов (далее - административный регламент) определяет порядок предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок и копии архивных документов (далее - муниципальная услуга), сроки и последовательность административных процедур и административных действий при предоставлении муниципальной услуги.
1.2. Круг заявителей.
1.2.1. Заявителями являются физические (или) юридические лица (далее - заявители), обратившиеся в архивный отдел администрации Хабезского муниципального района, предоставляющее муниципальную услугу, с запросом, выраженным в письменной или электронной форме.
1.2.2. От имени заявителей по предоставлению муниципальной услуги в целях получения муниципальной услуги могут выступать лица, имеющие такое право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их соответствующими полномочиями заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
1.3. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.
1.3.1. Местонахождение администрации Хабезского муниципального района: 369400, Карачаево-Черкесская Республика, аул Хабез, ул. Советская, д. 27.
Местонахождение архивного отдела: 369400, Карачаево-Черкесская Республика, аул Хабез, ул. Ленина, д. 84, административное здание Хабезского сельского поселения (первый этаж).
1.3.2. Часы приема посетителей в архивном отделе:
понедельник - с 09-00 до 13-00 часов - прием посетителей, с 14-00 до 17-00 часов - исполнение запросов;
вторник - с 09-00 до 13-00 часов - прием посетителей, с 14-00 до 17-00 часов - исполнение запросов;
среда - с 09-00 до 13-00 часов - прием посетителей, с 14-00 до 17-00 часов - исполнение запросов;
четверг - с 09-00 до 13-00 часов - прием посетителей, с 14-00 до 17-00 часов - исполнение запросов;
пятница - с 09-00 до 13-00 часов - прием посетителей, с 14-00 до 17-00 часов - исполнение запросов;
суббота - выходной день;
воскресенье - выходной день.
В предпраздничные дни продолжительность рабочего дня сокращается на один час.
1.3.3. Контактные телефоны:
приемной администрации 8 (87873) 2-14-41;
архивного отдела 8 (87873) 2-18-52;
факс - 8 (87873) 2-14-41.
1.3.4. Официальный сайт администрации Хабезского муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет"): www.xabez.ru.
1.3.5. Адрес электронной почты Отдела: habez_arhiv@mail.ru.
1.3.6. Разъяснения по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе сроков исполнения муниципальной услуги, порядка обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги, предоставляются:
непосредственно в администрации Хабезского муниципального района при личном обращении заявителей (непосредственное информирование);
с использованием средств телефонной связи (устное информирование);
с использованием сети "Интернет" на официальном информационном сайте администрации Хабезского муниципального района www.xabez.ru, в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал) - www.gosuslugi.ru;
на региональном портале государственных услуг Карачаево-Черкесской Республики (далее - региональный портал) - www.09.gosuslugi.ru;
путем письменного обращения заявителя (по почте или с использованием средств факсимильной связи);
посредством электронной почты.
1.3.7. На официальном сайте администрации Хабезского муниципального района в сети "Интернет", на стендах в местах предоставления муниципальной услуги размещается следующая информация:
1) место нахождения архивного отдела;
2) адреса электронной почты и сведения о телефонных номерах для получения информации о предоставляемой муниципальной услуге;
3) график (режим) работы архивного отдела;
4) настоящий административный регламент с приложениями;
5) тексты нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги;
6) форма заявления о предоставлении муниципальной услуги и образец ее заполнения;
7) порядок и способы подачи заявления о предоставлении муниципальной услуги;
8) порядок и способы получения результата предоставления муниципальной услуги;
9) сроки предоставления муниципальной услуги;
10) порядок и способы получения разъяснений по порядку предоставления муниципальной услуги;
13) порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги.
1.3.8. Информирование заявителя по телефону осуществляется в соответствии с графиком работы администрации Хабезского муниципального района сотрудниками Отдела, которые непосредственно взаимодействуют с заявителями.
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего звонок.
При ответах на телефонные звонки сотрудники Отдела подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам.
При невозможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы, сотрудник, принявший звонок, обязан переадресовать (перевести) его на другого сотрудника или сообщить обратившемуся гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Информация об исполнении муниципальной услуги в письменной форме предоставляется сотрудниками архивного отдела на основании письменного обращения заявителя. При получении обращений в форме электронного документа специалист готовит подробный ответ, который направляется в течение 5 дней после получения запроса по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
Информация о порядке оказания государственной услуги предоставляется бесплатно.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги.
Выдача архивных справок и копии архивных документов.
2.2. Наименование органа предоставляющего муниципальную услугу.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется администрацией Хабезского муниципального района.
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.
Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- предоставление архивных справок или копии архивных документов;
- отказ в предоставлении архивных справок или копии архивных документов.
2.4. Документы, предоставляемые по завершению оказания муниципальной услуги.
Процедура предоставления муниципальной услуги завершается путем вручения (направления) заявителю:
- архивных справок и (или) копии архивных документов;
- уведомление об отказе в предоставлении архивных справок и (или) копии архивных документов.
2.5. Способы получения заявителем результата предоставления муниципальной услуги.
Документы, указанные в пункте 2.4 административного регламента, вручаются (направляются) заявителю одним из следующих способов по выбору заявителя:
1) в виде бумажного документа, который заявитель, либо его уполномоченный представитель получает непосредственно при личном обращении;
2) в виде бумажного документа, который направляется архивным отделом заявителю заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении;
3) в виде электронного документа, который направляется архивным отделом заявителю с использованием сети "Интернет".
Способом фиксации результата оказания муниципальной услуги является регистрация данных заявителя в журнале регистрации. В случае отказа в предоставлении муниципальной услуги заявителю вручается (направляется) уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
2.6. Сроки предоставления муниципальной услуги.
Срок рассмотрения заявления о предоставлении муниципальной услуги и всех необходимых документов, прилагаемых к данным заявлениям, и принятия соответствующего решения не превышает 30 календарных дней.
В случае необходимости проведения дополнительной экспертизы документов, представленных заявителем для получения архивных справок или копии архивных документов, указанный срок продлевается решением администрации на период ее проведения, но не более чем на 30 календарных дней.
Течение данных сроков начинается в день подачи заявителем одного из заявлений на предоставление муниципальной услуги. Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.
Решение администрации о выдаче или об отказе в выдаче архивных справок или копии архивных документов направляется заявителю в течение 3 рабочих дней, следующих за днем принятия соответствующего решения. В случае принятия решения об отказе в выдаче, заявителю выдается решение с указанием причин отказа в письменной форме.
2.7. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации от 12.12.93;
Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";
Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства РФ), 25.10.2004, № 43, ст. 4169);
Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, № 31 (часть1), ст. 3451)
Федеральным законом от 06 октября 2003 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 № 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства РФ", 10.01.1994, № 2 ст. 74);
Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 "Об утверждении положения о Федеральном архивном агентстве", (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 25, ст. 2572);
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством РФ 06.03.2007 № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", № 20, 14.05.2007);
Приказом Федерального архивного агентства от 20.07.2010 года № 54 "Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства;
Уставом Хабезского муниципального района, утвержденным Решением Совета депутатов Хабезского муниципального района;
Должностными инструкциями работников архивного отдела администрации Хабезского муниципального района.
2.8. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, подлежащих представлению заявителем, способы их получения заявителем, в том числе в электронной форме, порядок их представления.
2.8.1. Для получения муниципальной услуги физические лица, юридические лица или лица, уполномоченные ими на основании доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации, могут представить следующие документы:
1) заявление о предоставлении муниципальной услуги по форме согласно приложению № 5 к настоящему административному регламенту;
2) паспорт или иной удостоверяющий личность документ.
Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, могут быть представлены как в подлинниках, так и в копиях, заверенных нотариально.
2.9. Предоставление муниципальной услуги возможно с использованием универсальной электронной карты.
Предоставление муниципальной услуги возможно с использованием универсальной электронной карты.
В случаях, предусмотренных федеральными законами, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Карачаево-Черкесской Республики, муниципальными правовыми актами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим право гражданина на получение государственных и муниципальных услуг.
Средства электронной подписи, применяемые при предоставлении муниципальной услуги в электронном виде, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Средства электронной подписи, которые допускаются к использованию при обращении за получением муниципальной услуги, оказываемой с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, должны быть не ниже класса КС2 и обеспечивать защиту конфиденциальной информации.
2.10. Способы подачи документов о предоставлении муниципальной услуги.
По выбору заявителя заявление и документы, указанные в пункте 2.8 настоящего административного регламента, представляются в администрацию посредством:
личного обращения заявителя, уполномоченного представителя заявителя;
направления по почте;
с использованием электронных носителей;
посредством регионального портала (http://www.09.gosuslugi.ru) и единого портала (http://www.gosuslugi.ru) в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, путем заполнения в установленном порядке формы заявления.
2.11. Указания на запрет требовать от заявителя.
Отдел не вправе требовать от заявителя:
- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- представления документов и информации, которые находятся в распоряжении администрации, иных государственных органов, органов местного самоуправления или организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Карачаево-Черкесской Республики.
2.12. Обязанности должностных лиц и права заявителей:
2.12.1. Должностные лица отдела обязаны:
- своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия по предоставлению муниципальной услуги;
- соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы заявителя;
- не требовать предоставления документов (информации), которые не предусмотрены нормативными правовыми актами Российской Федерации и республиканскими нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающими в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании заявителем в порядке, установленном действующим законодательством.
2.12.2. Заявитель имеет право:
- получать информацию о ходе предоставления муниципальной услуги на любой стадии;
- обращаться в администрацию с устным запросом о предоставлении муниципальной услуги (просьба о личном приеме должностным лицом администрации) и направлять в администрацию письменный запрос или запрос в электронной форме о предоставлении муниципальной услуги;
- получать полную, актуальную и достоверную информацию о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме через Единый портал, региональный портал и официальный сайт;
- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
- обжаловать действия (бездействие) должностных лиц Отдела, повлекшие за собой нарушение прав заявителей при предоставлении муниципальной услуги, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.13. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- если в заявлении не указана фамилия заявителя и почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ;
- наличие в предоставленных документах исправлений, серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание;
- если заявление представлено неуполномоченным представителем заявителя;
- если в ходе проверки действительности квалифицированной электронной подписи, в соответствии с пунктом 3.3 настоящего административного регламента, выявлены несоблюдения установленных условий ее действительности.
2.14. Исчерпывающий перечень оснований для отказа, приостановления или прекращения предоставления муниципальной услуги.
2.14.1. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги является непредставление или представление не в полном объеме документов, указанных в пункте 2.8.1 настоящего Административного регламента.
2.15. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги.
Для предоставления муниципальной услуги по выдаче выписки необходимые и обязательные услуги законодательством Российской Федерации не предусмотрены.
2.16. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги.
Муниципальная услуга предоставляется на безвозмездной основе.
2.17. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления услуги.
Максимальное время ожидания в очереди при личной подаче заявления не должно превышать 15 минут.
Время ожидания в очереди для получения результата предоставления муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.
2.18. Срок и порядок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги, в том числе в электронной форме.
2.18.1. Срок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги, в том числе в электронной форме:
Заявление о предоставлении муниципальной услуги регистрируется в архивном отделе в день его поступления.
Если заявление о предоставлении муниципальной услуги представлено через Единый портал и региональный портал, посредством почтового отправления менее чем за 30 минут до окончания рабочего дня, либо получено в выходной день, оно регистрируется в течение следующего (ближайшего) рабочего дня.
Датой приема заявления о предоставлении муниципальной услуги считается дата его официальной регистрации в архивном отделе.
2.18.2. Порядок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги, в том числе в электронной форме.
Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги осуществляется путем внесения информации о заявлении (номер заявления, наименование заявителя, дата приема заявления) в журнал регистрации заявлений.
Регистрационный номер заявления сообщается заявителю при приеме заявления.
2.19. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления муниципальной услуги.
Местом предоставления муниципальной услуги является помещение архивного отдела. Помещения для приема граждан оборудованы противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации. Вход и выход из помещений оборудованы соответствующими указателями.
Помещения для предоставления муниципальной услуги соответствуют комфортным расположением для заявителей и оптимальным условиям работы для должностных лиц.
Помещения для предоставления муниципальной услуги оснащены необходимым оборудованием (компьютерами, средствами электронно-вычислительной техники, средствами электронного информирования, средствами связи, включая Интернет, оргтехникой и др.), канцелярскими принадлежностями, информационными и справочными материалами, наглядной информацией, периодическими изданиями, стульями и столами.
Места ожидания граждан оборудованы столами, стульями и письменными принадлежностями.
В месте предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды посетителей.
Помещения для предоставления муниципальной услуги снабжены соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названия соответствующего подразделения, фамилий, имен, отчеств, должностей должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу. Помещения оборудованы соответствующими информационными стендами с образцами заполнения заявлений, и перечнем документов для предоставления муниципальной услуги. Текстовая информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается в месте ожидания заявителей. Оформление текстовой информации о порядке предоставления муниципальной услуги соответствует оптимальному зрительному восприятию этой информации гражданами.
2.20. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.
2.20.1. Показателями доступности предоставления муниципальной услуги являются:
1) наличие полной и понятной информации о местах, порядке и сроках предоставления муниципальной услуги в архивном отделе, в сети "Интернет", на информационных стендах;
2) удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления муниципальной услуги;
3) подробное информирование заявителей о ходе рассмотрения их заявлений;
4) наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах;
5) предоставление заявителю возможности подачи заявления как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа;
6) обоснованность причины отказа в предоставлении муниципальной услуги;
7) соблюдение сотрудниками архивного отдела сроков предоставления муниципальной услуги;
8) обеспечение получения муниципальной услуги при однократном посещении заявителя в сроки, предусмотренные настоящим административным регламентом.
2.20.2. Показателем качества оказываемой муниципальной услуги является:
1) удовлетворенность граждан и организаций качеством и доступностью муниципальной услуги;
2) количество жалоб или полное отсутствие таковых со стороны заявителей на действие (бездействие) сотрудников архивного отдела.
2.21. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.
2.21.1. Возможность предоставления муниципальной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг не предусмотрена.
2.22.2. Заявителям обеспечивается возможность представления заявления о предоставлении муниципальной услуги и прилагаемых к нему документов в электронной форме.
Отдел обеспечивает осуществление в электронной форме:
1) приема и регистрации заявлений о предоставлении муниципальной услуги и документов;
2) информации о ходе принятия архивным отделом решений о предоставлении муниципальной услуги.
Для подачи заявителем документов в электронной форме через Единый портал и региональный портал применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем электронных форм документов.
При заполнении электронных форм заявлений на Едином портале, а так же на региональном портале заявителю необходимо ознакомится с порядком предоставления муниципальной услуги, полностью заполнить все поля электронной формы.
В случае направления документов в электронной форме заявление на получение муниципальной услуги должно быть подписано усиленной квалифицированной электронной подписью. Документы представляются в виде отсканированных в формате Portable Document Format (PDF), с разрешением не менее 300 dpi, сформированных в архив данных в формате "zip" либо "rar", и подписываются простой (либо усиленной) электронной подписью.
Ко всем необходимым документам должны быть приложены все упомянутые в них приложения.
Средства электронной подписи, применяемые при предоставлении муниципальной услуги в электронном виде, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Средства электронной подписи, которые допускаются к использованию при обращении за получением муниципальной услуги, оказываемой с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, должны быть не ниже класса КС2 и обеспечивать защиту конфиденциальной информации.
2.23.3. В случае, если взаимодействие архивного отдела и заявителя осуществлялось с использованием сети "Интернет", в том числе Единого портала, личное дело формируется архивным отделом в форме электронного документа.
Представленные заявителем документы не возвращаются заявителю и хранятся в архивном отделе в установленном порядке.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур (действий), требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур (действий) в электронной форме
3.1. Порядок осуществления административных процедур в электронной форме, в том числе с использованием Единого портала, регионального портала.
Заявитель имеет право обратиться за муниципальной услугой в электронной форме, через Единый портал, региональный портал.
В настоящее время для доступа к услугам на Едином портале реализовано два способа авторизации:
- с использованием логина/пароля;
- с использованием электронной подписи.
На Едином портале, региональном портале реализована концепция "личного кабинета" пользователя, обеспечивающая после его регистрации на порталах следующие возможности:
- ознакомление с информацией о муниципальной услуге;
- обеспечение доступа к формам заявлений и иных документов, необходимых для получения муниципальной услуги, их заполнение и представление в электронной форме;
- осуществление мониторинга хода предоставления муниципальной услуги;
- хранение реквизитов пользователя;
- ознакомление с нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- ознакомление с настоящим административным регламентом;
- ознакомление с ответами на наиболее типичные вопросы заявителей, связанные с предоставлением муниципальной услуги;
- обмена мнениями по вопросам предоставления муниципальной услуги.
3.2. Иные действия, необходимые для предоставления муниципальной услуги, в том числе связанные с проверкой действительности усиленной квалифицированной электронной подписи заявителя, использованной при обращении за получением государственной услуги, а также с установлением перечня классов средств удостоверяющих центров, которые допускаются для использования в целях обеспечения указанной проверки и определяются на основании утверждаемой федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Федеральной службой безопасности Российской Федерации модели угроз безопасности информации в информационной системе, используемой в целях приема обращений за получением муниципальной услуги и (или) предоставления такой услуги.
Заявитель имеет право обратиться в администрацию за получением муниципальной услуги в электронной форме.
При поступлении обращения заявителя за получением муниципальной услуги в форме электронного документа специалист архивного отдела обязан провести процедуру проверки действительности усиленной квалифицированной подписи заявителя, с использованием которой подписан электронный документ (пакет электронных документов).
Процедура проверки квалифицированной подписи заявителя осуществляется специалистом архивным отдела самостоятельно с использованием имеющихся средств электронной подписи или средств информационной системы головного удостоверяющего центра, либо с использованием средств информационной системы аккредитованного удостоверяющего центра.
Специалист архивного отдела проверяет данные об аккредитации уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере использования электронной подписи удостоверяющего центра, выдавшего электронную подпись, а также устанавливает класс средств удостоверяющего центра на основании утверждаемой федеральным органом исполнительной власти (Минкомсвязи России) по согласованию с Федеральной службой безопасности Российской Федерации модели угроз безопасности информации в информационной системе, используемой в целях приема обращений за получением муниципальной услуги.
В случае если в результате проверки квалифицированной подписи будет выявлено несоблюдение установленных условий признания ее действительности, специалист архивного отдела в течение 3 дней со дня завершения проведения такой проверки принимает решение об отказе в приеме к рассмотрению обращения за получением муниципальной услуги и направляет заявителю уведомление об этом в электронной форме с указанием причин отказа, которые послужили основанием для принятия такого решения.
Средства удостоверяющего центра, обеспечивающие создание и проверку действительности усиленной квалифицированной электронной подписи заявителя при обращении за получением муниципальной услуги, должны быть не ниже класса КС1 и обеспечивать защиту конфиденциальной информации.
3.3. Перечень административных процедур:
- прием и регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги и прилагаемых к нему документов;
- рассмотрение заявления (запроса) о подготовке запрашиваемых документов;
- оформление архивных копий;
- выдача архивных справок и копии архивных документов;
- отказ в предоставлении архивных справок и копии архивных документов.
Блок-схема последовательности предоставления административных процедур, осуществляемых в предоставлении муниципальной услуги, приведена в Приложении № 2 к административному регламенту.
3.4. Прием и регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги и прилагаемых к нему документов.
3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является получение архивным отделом заявления и прилагаемых к нему документов в соответствии с пунктом 2.8 настоящего административного регламента.
3.4.2. Заявление о предоставлении муниципальной услуги предоставляется лично заявителем или уполномоченным представителем заявителя в архивный отдел или направляется посредством почтовой связи в виде почтового отправления - заказным письмом с описью, Единого портала и официального сайта администрации Хабезского муниципального района в форме электронных документов.
3.4.3. Должностным лицом, ответственным за прием заявления о предоставлении муниципальной услуги, является специалист архивного отдела.
3.4.4. При личном обращении заявителя специалист архивного отдела:
устанавливает предмет обращения, личность заявителя, проверяет его полномочия, в том числе полномочия представителя заявителя;
проверяет наличие всех необходимых документов, исходя из соответствующего перечня.
При обращении заявителя посредством почтовой связи и сети "Интернет" заявление регистрируется специалистом архивного отдела.
3.4.5. Критериями принятия решения административной процедуры является соответствие (несоответствие) заявления о предоставлении муниципальной услуги и прилагаемых к нему документов согласно пункту 2.12.2 настоящего административного регламента.
3.4.6. Срок проведения административной процедуры 15 минут.
3.4.7. Результатом административной процедуры является зарегистрированное заявление.
3.4.8. Способом фиксации результата административной процедуры является регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги в соответствии с правилами делопроизводства.
3.5. Подготовка запрашиваемых документов.
3.5.1. Основанием для начала административной процедуры является подготовка запрашиваемых сведений о предоставлении муниципальной услуги.
3.5.2. Должностным лицом, ответственным за проведение проверки, является специалист архивного отдела.
3.5.3. Специалист Отдела:
проверяет соответствие представленных документов требованиям, установленным действующим законодательством;
сверяет представленные экземпляры оригиналов и копий документов друг с другом, принимает копии и возвращает заявителю оригиналы документов. В случае отсутствия оригиналов документов, принимает нотариально заверенные копии документов.
3.5.4. Специалист Отдела формирует дело, в которое подшивает все документы в соответствии с описью, а также заявление о предоставлении муниципальной услуги и оригинал описи.
В случае если взаимодействие Отдела и заявителя осуществлялось с использованием сети "Интернет", в том числе Единого портала, регионального портала, дело формируется Отделом в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.
3.5.5. Срок проведения административной процедуры не более 30 дней со дня формирования дела в Отделе.
3.5.6. Критерием принятия решений при проведении экспертизы документов является соответствие (несоответствие) представленных документов требованиям, установленным действующим законодательством.
3.5.7. Результатом административной процедуры является подготовка запрашиваемых сведений.
3.5.8. Способом фиксации результата является форма архивной справки и копия архивных документов
3.6. Выдача справки и (или) копии архивных документов.
3.6.1. Основанием для начала проведения административной процедуры является решение администрации о выдаче архивной справки и (или) архивных документов.
3.6.2. Должностным лицом, ответственным за оформление и выдачу справки и (или) архивных документов является начальник Отдела.
3.6.3. Специалист Отдела на основании решения администрации о предоставлении муниципальной услуги:
- готовит архивную справку и (или) архивных документов по форме, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- передает справку и (или) архивных документов на подпись Главе администрации (подпись заверяется печатью администрации);
- регистрирует выдачу в журнале выданных справок и (или) архивных документов.
3.6.4. Срок проведения административной процедуры составляет 3 рабочих дня.
3.6.5. Результатом проведения административной процедуры является выдача справки и (или) архивных документов.
3.6.6. Способом фиксации результата проведения административной процедуры является регистрация справки в журнале регистрации справки в Отделе.
3.7. Отказ в предоставлении справки и (или) архивных документов.
3.7.1. Основанием для начала административной процедуры является не предоставление заявителем документов, указанных в пунктах 2.14 настоящего административного регламента.
3.6.2. Должностным лицом, ответственным за оформление уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги, является начальник архивного отдела.
3.6.3. Специалист Отдела на основании решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги:
- готовит уведомление об отказе с указанием причины;
- передает уведомление на подпись Главе администрации (подпись заверяется печатью администрации);
3.6.4. Срок проведения административной процедуры составляет 3 рабочих дня.
3.6.5. Результатом проведения административной процедуры является направление уведомления об отказе заявителю.
3.6.6. Способом фиксации результата проведения административной процедуры является регистрация уведомления в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
4. Порядок и формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием ими решений.
Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников архивного отдела.
Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляет начальник архивного отдела.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения муниципальными служащими архивного отдела положений настоящего административного регламента, Положения архивного отдела, должностных регламентов, а также требований к заполнению, ведению и хранению учетной документации заявителей.
4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги.
Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается заместителем Главы администрации Хабезского муниципального района курирующего архивный отдел и начальником архивного отдела.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании планов работы) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться как все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), так и порядок проведения отдельных действий (административных процедур) (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению.
Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Справка подписывается начальником архивного отдела.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии со ст. 5.63 "Нарушение законодательства об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
4.3. Ответственность должностных лиц органов исполнительной власти за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги.
Муниципальные служащие архивного отдела, которым поручено подготовить ответ, несут персональную ответственность за сроки и качество, объективность и тщательность рассмотрения заявления.
Персональная ответственность за выполнение муниципальной услуги закрепляется в должностных регламентах муниципальных служащих архивного отдела в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.
Контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется в форме контроля за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятию решений должностными лицами, путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностными лицами нормативных правовых актов Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики, а также положений настоящего административного регламента.
Контроль за предоставлением муниципальной услуги со стороны граждан осуществляется путем получения информации о наличии в действиях (бездействии) ответственных должностных лиц архивного отдела, а также принимаемых ими решениях нарушений положений настоящего административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также его должностных лиц
5.1. Информация для заявителя о его праве подать жалобу (претензию) на решение и (или) действие (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также его должностных лиц.
Заявители имеют право обжаловать действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела в административном (досудебном) и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации и Карачаево-Черкесской Республики.
5.2. Предмет жалобы (претензии).
Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются решения, действия или бездействие муниципальных служащих архивного отдела, нарушающие права и законные интересы заявителей, некорректное поведение или нарушение служебной этики, а также нарушение положений настоящего административного регламента.
5.3. Органы государственной власти и уполномоченные на рассмотрение жалобы (претензии) должностные лица, которым может быть направлена жалоба (претензия).
Жалоба (претензия) может быть направлена в архивный отдел. Жалоба (претензия) заявителя может быть адресована Главе и (или) заместителю Главы администрации Хабезского муниципального района.
5.4. Порядок подачи и рассмотрения жалобы (претензии).
Заявители имеют право обратиться с жалобой (претензией) лично или направить по почте, с использованием сети "Интернет", официального сайта администрации Хабезского муниципального района, Единого портала.
Жалоба (претензия) содержит:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица, сотрудника, предоставляющего муниципальную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество, сведения о месте жительства заявителя, сведения о месте нахождения заявителя, а также номер контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) должностного лица, сотрудника архивного отдела;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностного лица, сотрудника архивного отдела.
5.5. Заявитель может обратиться с жалобой (претензией) в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации заявления заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной слуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
6) требование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;
7) требование с заявителя документов, указанных в пункте 2.11 настоящего административного регламента;
8) отказ муниципальных служащих архивного отдела в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах.
5.6. Сроки рассмотрения жалобы (претензии).
Жалоба (претензия) подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб (претензий), в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации.
В случае обжалования отказа Отделом, его должностного лица в приеме документов у заявителя, либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.7. Основанием для начала административной процедуры является поступившие в администрацию Хабезского муниципального района жалоба (претензия) от заявителя. Жалоба (претензия) может быть подана как письменно, так и устно (на личном приеме).
5.8. Перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы (претензии) в случае, если возможность приостановления предусмотрена действующим законодательством.
5.8.1. Основания для приостановления рассмотрения жалобы отсутствуют.
5.8.2. Ответ на жалобу не дается в следующих случаях:
а) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
б) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
в) наличие решения по жалобе, принятого в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.
5.8.3. Администрация Хабезского муниципального района вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:
а) наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
б) отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.
5.9. Результат рассмотрения жалобы (претензии).
По результатам рассмотрения жалобы (претензии) принимается одно из следующих решений:
1) удовлетворить жалобу (претензию), в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в иных формах;
2) отказать в удовлетворении жалобы (претензии).
В случае установления по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления, должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.
5.10. Порядок информирования заявителя о результатах рассмотрения жалобы (претензии).
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, архивный отдел направляет мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы (претензии) одним из следующих способов по выбору заявителя:
1) в виде бумажного документа, который заявитель получает непосредственно при личном обращении;
2) в виде бумажного документа, который направляется архивным отделом заявителю заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении;
3) в виде электронного документа, который направляется архивным отделом заявителю с использованием сети "Интернет".
5.11. Порядок обжалования решения по жалобе (претензии).
Решение администрации Хабезского муниципального района может быть обжаловано заявителем в вышестоящие органы и (или) в суд.
5.12. Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии).
Заявитель имеет право обращаться, в том числе в электронной форме, с просьбой об истребовании дополнительных документов и материалов, необходимых для обоснования и рассмотрения письменного обращения (жалобы), а также знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения письменного обращения (жалобы), если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
5.13. Способы информирования заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы (претензии).
Информацию о порядке подачи и рассмотрения жалобы (претензии) можно получить следующими способами:
1) при личном обращении заявителя в архивный отдел;
2) по телефонам, указанным в пункте 1.3.3 административного регламента;
3) в сети "Интернет".
Приложение 1
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Оформление архивных справок и (или)
копии архивных документов"
АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ
ДЛЯ НАВЕДЕНИЯ АРХИВНОЙ СПРАВКИ ПО ДОКУМЕНТАЛЬНЫМ
МАТЕРИАЛАМ АРХИВНОГО ОТДЕЛА
Фамилия, имя, отчество (и все изменения их), год и месяц рождения лица, о котором запрашивается архивная справка
Куда и для какой цели запрашивается архивная справка (адрес, по которому выслать справку)
О чем запрашивается архивная справка; точное название места работы, учебы, службы; указать число, месяц, год, должность
"___" _____________ 20___ г. Подпись _________________
Приложение 2
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Оформление архивных справок" и (или)
копии архивных документов"
БЛОК-СХЕМА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
Прием и регистрация заявления о предоставлении
муниципальной услуги и прилагаемых к нему документов
V V
Предоставление Отказ в предоставлении
муниципальной услуги муниципальной услуги
Принятие решения о предоставлении
либо об отказе в предоставлении
муниципальной услуги
V V
Уведомление заявителя. Уведомление заявителя
Выдача архивной справки и
(или) архивных документов
Приложение 3
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Оформление архивных справок" и (или)
копии архивных документов"
ФОРМА "ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ЗАЯВЛЕНИЙ"
Входящий номер (он же исходящий)
Название учреждения Ф.И.О. от которого поступил запрос (заявление)
Адрес заявителя
Дата поступления запроса (заявления)
Ф.И.О. лица на имя которого поступил запрос (заявление)
Краткое содержание запроса (заявления)
Дата исполнения запроса (заявления), № дела в которое подшиты документы
Дата направления повторных запросов (завлений)
Расписка в получении
Приложение 4
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Оформление архивных справок и (или)
копии архивных документов"
УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ ОТКАЗЕ В ПРИЕМЕ ДОКУМЕНТОВ
В ответ на Ваш запрос от "___" __________ 20___ года сообщаем Вам об отказе в приеме вашего запроса и приложенных документов.
Причина отказа: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Дата _________________ ___________________________________
(ф.и.о., подпись должностного лица)
Приложение 5
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Оформление архивных справок и (или)
копии архивных документов"
Начальнику архивного отдела
администрации Хабезского
муниципального района
_______________________________
(Ф.И.О. заявителя полностью)
_______________________________
(домашний адрес, номер телефона)
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать копию решения исполнительного комитета Хабезского районного Совета народных депутатов от _________________ № ______________ о выделении земельного участка под строительство жилого дома на __________________________________________________________________ в ___ экз.
(Ф.И.О. владельца земельного участка)
Дата
подпись
Приложение 6
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
"Оформление архивных справок и (или)
копии архивных документов"
Начальнику архивного отдела
администрации Хабезского
муниципального района
_______________________________
(Ф.И.О. заявителя полностью)
_______________________________
(домашний адрес, номер телефона)
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать справку о заработной плате за период работы _____________________________________________________________________________
(полное название организации, предприятия, должность, профессия)
с ___________ по ____________ годы ______________________________________
Дата
подпись
------------------------------------------------------------------